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Eventos em Sao Paulo
 
  Terça, 23 de Setembro de 2014
CHECK LIST

SUGESTÃO DE CHECK-LIST PARA EVENTOS

Fonte: Paulo Bruin - Consultor de Negócios & Treinamentos em Gestão de Eventos

PLANEJAMENTO
  • Comercialização de Eventos
    (prospecção de negócios no mercado convencional ou em projetos inéditos)

  • Contrato de Prestação de Serviços de Organização
    (modelo padronizado, detalhes importantes, formas de remuneração claras)

  • Estudos Mercadológicos
    (propostas para a temática, sugestões de data e local, perfil dos participantes, potencial de realização e objetivos e metas)

  • Calendário de Eventos da Cidade
    (aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira)

  • Previsão Orçamentária
    (receitas, despesas, resultado)

  • Cronograma de Desembolsos
    (planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais)

  • Tipos de eventos e terminologia
    (congresso, seminário, simpósio ou outro nome)

  • Iniciativas integradas
    (exposição paralela, visitas técnicas, workshops, tutoriais e cursos)

  • Esboço do Programa
    (científico, acadêmico, técnico, social, turístico)

  • Cronograma de Atividades
    (tarefas e providências, responsáveis e prazos)

  • Relacionamento "cliente e organizador" - Comissões de Suporte
    (organizadora, executiva, técnica e outras)

  • Apoio Institucional
    (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico, órgãos governamentais, associações, sindicatos, autarquias)

  • Programação Visual
    (logomarca oficial, impressos em geral)

  • Patrocínios, subvenções e permutas
    (iniciativa privada, fornecedores da área, publicações especializadas, órgãos públicos)

ORGANIZAÇÃO
  • Programa
    (chamada de trabalhos; critérios de seleção de palestras; normas de publicação de textos; esboço de dias & horários)

  • Meios e Formas de Divulgação
    (formatação de cadastro; folhetos e impressos; internet; telemarketing; plano de mídia; assessoria de imprensa)

  • Automação de Eventos
    (sistemas informatizados - gerenciamento; administração; credenciamento; outros)

  • Aspectos Jurídicos
    (proteção da marca; registro de domínio; contratos; acordos; código de defesa do consumidor; legislação trabalhista)

  • Locais de Inscrições
    (secretaria executiva: atendimento; controle; registro; confirmação)

  • Gerenciamento e Administração
    (serviços de terceiros; propostas; orçamentos; contratos; previsão orçamentária; cronograma de atividades)

  • Textos e Correspondências
    (padronização; objetividade; apresentação; prazos de respostas)

  • Patrocínios, Subvenções e Permutas
    (fase 2: projetos e propostas; visitas; reuniões; acompanhamento; contratos; contrapartidas)

  • Local do Evento
    (ordem de serviços e suporte & logística)

  • Responsabilidade e Co-Responsabilidade Civil
    (seguros; alvarás; medidas preventivas)

  • Pessoal de Apoio
    (recepcionistas; coordenadoras; operadores; mestre de cerimônias; locutor oficial; seguranças; faxineiras; outros: - propostas; contratação; treinamento)

  • Material dos Participantes
    (crachá; pasta; bloco de anotações; caneta; formulário para perguntas; programa oficial; lembranças e brindes; cd-rom com textos das palestras; certificado; atestado de carga horária; manual de orientação; outros)

  • Iniciativas Integradas
    (estruturação; programa de atividades; divulgação; inscrições; suporte & logística)

  • Material de Secretaria
    (consumo; permanente; máquinas & equipamentos)

  • Conferencistas
    (manual de orientação; formulários para currículo, resumo do trabalho e material de suporte; mapa de localização)

  • Serviços de Apoio aos Participantes
    (hospedagem; passagem; traslados; opcionais - agência de turismo oficial)

  • Sessões Solenes
    (abertura; encerramento; keynote speaker - convites; confirmações; cerimonial & protocolo - noções básicas)

  • Suporte e Logística
    (audiovisual; sinalização; decoração; serviço médico; fotografia; filmagem; serviços públicos - policiamento; trânsito; outros)

  • Feira ou Exposição Paralela

    Aspectos básicos de organização:
    - planta-baixa do local
    - montadora oficial dos estandes
    - registro do evento
    - folheto promocional
    - regulamento & manual do expositor
    - equipe de vendas x comercialização das áreas
    - projetos de energia elétrica e hidráulica
    - taxas e impostos
    - avaliação e inspeção dos órgãos públicos competentes
    - seguro de responsabilidade civil dos visitantes
    - cronograma de montagem, realização e desmontagem

    Esquema de visitação
    - divulgação e convites
    - telemarketing

    Serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores
    - credenciamento,
    - alimentação
    - carga e descarga de materiais
    - segurança, limpeza
    - salas para reuniões de negócios
    - estacionamento privativo ou cartões de desconto
    - depósito de mercadorias

    Atendimento a visitantes
    - credenciamento específico
    - balcão de informações
    - catálogo oficial
    - pontos multimídia
    - guarda-volumes

    Genéricos
    - sinalização
    - decoração e jardinagem
    - central de recados
    - visitas de inspeção de fiscais
    - supervisão e acompanhamento integral
    - desmontagem.

REALIZAÇÃO
  • Entrega de Material
    (montagem da secretaria; esquema de atendimento; informações; outros).

  • Controle das Atividades
    (gerenciamento dos horários das palestras)

  • Supervisão
    (serviços de terceiros; centro de convenções; outros)

  • Atendimento em Geral
    (participantes; autoridades; imprensa; convidados; conferencistas; salas; auditórios)

  • Assessoria aos Membros das Comissões
    (relatórios; documentos; providências afins)

  • Confecção e Distribuição
    (listagem dos inscritos; certificados; formulários de avaliação)

PÓS-EVENTO
  • Elaboração de Relatórios
    (financeiros; operacionais)

  • Prestação de Contas
    (previsto x realizado = resultado / previsão orçamentária)

  • Cartas de Agradecimento
    (conferencistas, convidados, expositores, pessoal de apoio)


Este material foi cedido pelo consultor:
Paulo Celso de Bruin - paulo@paulobruin.com.br - www.paulobruin.com.br

 



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