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SUGESTÃO DE CHECK-LIST PARA EVENTOS
Fonte: Paulo Bruin - Consultor de Negócios & Treinamentos em Gestão de Eventos
PLANEJAMENTO
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Comercialização
de Eventos
(prospecção de negócios
no mercado convencional ou em projetos inéditos)
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Contrato de
Prestação de Serviços
de Organização
(modelo padronizado, detalhes importantes,
formas de remuneração claras)
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Estudos Mercadológicos
(propostas para a temática, sugestões
de data e local, perfil dos participantes,
potencial de realização e
objetivos e metas)
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Calendário
de Eventos da Cidade
(aspectos da infra-estrutura, iniciativas
similares, capacidade hoteleira)
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Previsão
Orçamentária
(receitas, despesas, resultado)
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Cronograma de
Desembolsos
(planilhas de acompanhamento, investimentos
iniciais)
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Tipos de eventos
e terminologia
(congresso, seminário, simpósio
ou outro nome)
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Iniciativas integradas
(exposição paralela, visitas
técnicas, workshops, tutoriais e
cursos)
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Esboço
do Programa
(científico, acadêmico, técnico,
social, turístico)
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Cronograma de
Atividades
(tarefas e providências, responsáveis
e prazos)
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Relacionamento
"cliente e organizador" - Comissões
de Suporte
(organizadora, executiva, técnica
e outras)
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Apoio Institucional
(entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento
tecnológico, órgãos
governamentais, associações,
sindicatos, autarquias)
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Programação
Visual
(logomarca oficial, impressos em geral)
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Patrocínios,
subvenções e permutas
(iniciativa privada, fornecedores da área,
publicações especializadas,
órgãos públicos)
ORGANIZAÇÃO
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Programa
(chamada de trabalhos; critérios de seleção de palestras; normas de publicação de textos; esboço de dias & horários)
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Meios e Formas
de Divulgação
(formatação de cadastro; folhetos e impressos; internet; telemarketing; plano de mídia; assessoria de imprensa)
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Automação
de Eventos
(sistemas informatizados - gerenciamento; administração; credenciamento; outros)
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Aspectos Jurídicos
(proteção da marca; registro de domínio; contratos; acordos; código de defesa do consumidor; legislação trabalhista)
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Locais de Inscrições
(secretaria executiva: atendimento; controle; registro; confirmação)
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Gerenciamento e Administração
(serviços de terceiros; propostas; orçamentos; contratos; previsão orçamentária; cronograma de atividades)
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Textos e Correspondências
(padronização; objetividade; apresentação; prazos de respostas)
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Patrocínios, Subvenções e Permutas
(fase 2: projetos e propostas; visitas; reuniões; acompanhamento; contratos; contrapartidas)
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Local do Evento
(ordem de serviços e suporte & logística)
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Responsabilidade e Co-Responsabilidade Civil
(seguros; alvarás; medidas preventivas)
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Pessoal de Apoio
(recepcionistas; coordenadoras; operadores; mestre de cerimônias; locutor oficial; seguranças; faxineiras; outros: - propostas; contratação; treinamento)
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Material dos Participantes
(crachá; pasta; bloco de anotações; caneta; formulário para perguntas; programa oficial; lembranças e brindes; cd-rom com textos das palestras; certificado; atestado de carga horária; manual de orientação; outros)
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Iniciativas Integradas
(estruturação; programa de atividades; divulgação; inscrições; suporte & logística)
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Material de Secretaria
(consumo; permanente; máquinas & equipamentos)
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Conferencistas
(manual de orientação; formulários para currículo, resumo do trabalho e material de suporte; mapa de localização)
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Serviços de Apoio aos Participantes
(hospedagem; passagem; traslados; opcionais - agência de turismo oficial)
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Sessões Solenes
(abertura; encerramento; keynote speaker - convites; confirmações; cerimonial & protocolo - noções básicas)
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Suporte e Logística
(audiovisual; sinalização; decoração; serviço médico; fotografia; filmagem; serviços públicos - policiamento; trânsito; outros)
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Feira ou Exposição Paralela
Aspectos básicos de organização:
- planta-baixa do local
- montadora oficial dos estandes
- registro do evento
- folheto promocional
- regulamento & manual do expositor
- equipe de vendas x comercialização das áreas
- projetos de energia elétrica e hidráulica
- taxas e impostos
- avaliação e inspeção dos órgãos públicos competentes
- seguro de responsabilidade civil dos visitantes
- cronograma de montagem, realização e desmontagem
Esquema de visitação
- divulgação e convites
- telemarketing
Serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores
- credenciamento,
- alimentação
- carga e descarga de materiais
- segurança, limpeza
- salas para reuniões de negócios
- estacionamento privativo ou cartões de desconto
- depósito de mercadorias
Atendimento a visitantes
- credenciamento específico
- balcão de informações
- catálogo oficial
- pontos multimídia
- guarda-volumes
Genéricos
- sinalização
- decoração e jardinagem
- central de recados
- visitas de inspeção de fiscais
- supervisão e acompanhamento integral
- desmontagem.
REALIZAÇÃO
- Entrega de Material
(montagem da secretaria; esquema de atendimento; informações; outros).
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Controle das Atividades
(gerenciamento dos horários das palestras)
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Supervisão
(serviços de terceiros; centro de convenções; outros)
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Atendimento em Geral
(participantes; autoridades; imprensa; convidados; conferencistas; salas; auditórios)
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Assessoria aos Membros das Comissões
(relatórios; documentos; providências afins)
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Confecção e Distribuição
(listagem dos inscritos; certificados; formulários de avaliação)
PÓS-EVENTO
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Elaboração de Relatórios
(financeiros; operacionais)
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Prestação de Contas
(previsto x realizado = resultado / previsão orçamentária)
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Cartas de Agradecimento
(conferencistas, convidados, expositores, pessoal de apoio)
Este material foi cedido pelo consultor:
Paulo Celso
de Bruin
- paulo@paulobruin.com.br - www.paulobruin.com.br |
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